Rehabiliteringsplan för arbetsgivare – mall och guide

Jag får ibland frågan om det finns en mall för rehabiliteringsplan som arbetsgivare kan använda. Och ja, det gör det. Försäkringskassan har en färdig mall som heter Arbetsgivarens plan för återgång i arbete. Den kan vara ett bra stöd när du som arbetsgivare ska ta fram en rehabiliteringsplan.

Men det finns inget krav på att du måste använda just Försäkringskassans mall. Du kan också använda en egen, enklare plan.

Det formella namnet är plan för återgång i arbete, även om många pratar om rehabiliteringsplan eller rehabiliteringsplan för arbetsgivare.

Planen hjälper dig som arbetsgivare att skapa struktur kring de insatser och anpassningar som kan hjälpa en sjukskriven medarbetare tillbaka till arbetet.

Men mitt i alla regler, planer och blanketter tycker jag att det är viktigt att komma ihåg vad det faktiskt handlar om: en människa som av någon anledning inte kan arbeta som vanligt just nu.

Mallen hjälper dig med strukturen. Dialogen, anpassningarna och det ni faktiskt gör tillsammans är rehabiliteringsarbetet.

När behöver arbetsgivaren göra en plan för återgång i arbete?

Om en medarbetare förväntas vara sjukskriven i minst 60 dagar ska du som arbetsgivare normalt ta fram en plan för återgång i arbete.

Planen ska vara klar senast dag 30 i sjukperioden.

Bedömningen av hur länge sjukskrivningen kan förväntas pågå kan bland annat göras genom dialog med medarbetaren och med stöd av informationen i läkarintyget.

Men dag 30 är en tidsgräns för själva planen.

Det betyder inte att du ska vänta i 30 dagar innan du börjar prata med din medarbetare eller fundera över vilka möjligheter som finns för en återgång till arbetet.

Tidig och regelbunden kontakt är en viktig del av rehabiliteringsarbetet.

Vad ska en plan för återgång i arbete innehålla?

Planen ska beskriva vilka insatser som kan underlätta för medarbetaren att komma tillbaka till arbetet.

Det kan till exempel handla om:

• anpassade arbetsuppgifter eller anpassning av arbetsplatsen
• förändrade arbetstider eller möjlighet att arbeta deltid
• arbetstekniska hjälpmedel
• andra tillfälliga eller permanenta arbetsuppgifter
• stöd från företagshälsovård eller annan extern aktör
• hur kontakten med arbetsplatsen ska fungera under sjukskrivningen
• när olika insatser ska genomföras
• hur och när insatserna ska följas upp

Vilka åtgärder som är aktuella beror förstås på situationen. Ingen medarbetare, sjukskrivning eller arbetsplats är den andra lik.

Det är också därför en färdig mall aldrig kan göra hela jobbet åt dig.

Tidsätt anpassningarna

En sak som jag tycker är särskilt viktig är att tillfälliga anpassningar tidsätts och följs upp.

Om en lärare som arbetar deltid under sin sjukskrivning tillfälligt inte ska vara mentor behöver det framgå hur länge den anpassningen gäller och när den ska följas upp. Annars finns en risk att en tillfällig rehabiliteringsåtgärd efter en tid börjar uppfattas som en permanent förändring av tjänsten eller uppdraget.

Det är också viktigt att tänka på hur anpassningen påverkar resten av arbetsplatsen. Arbetsuppgifter som tas bort från en medarbetare försvinner sällan. Ofta behöver någon annan göra dem.

En anpassning för en medarbetare kan därför innebära en ökad arbetsbelastning för andra. Arbetsgivaren behöver ha koll på den risken och på hur arbetsmiljön för övriga medarbetare påverkas.

Dokumentera därför inte bara vad som ska anpassas utan också under vilken period anpassningen gäller, när den ska följas upp och vem som ansvarar för uppföljningen.

Att tidsätta en anpassning betyder inte att den automatiskt måste upphöra på det bestämda datumet. Vid uppföljningen kan ni komma fram till att den ska fortsätta, förändras eller avslutas.

Poängen är att en tillfällig anpassning inte ska fortsätta utan att ni aktivt tar ställning till om den fortfarande behövs och fungerar.

Försäkringskassans mall för rehabiliteringsplan

Försäkringskassan har tillsammans med arbetsgivarorganisationerna tagit fram blanketten 7459 – Arbetsgivarens plan för återgång i arbete.

Den är ett bra stöd och jag rekommenderar att du tittar på den när du ska upprätta en rehabiliteringsplan. Där framgår bland annat vilka anpassningar och åtgärder som kan vara aktuella, under vilken period de ska pågå, när de ska följas upp och vem som ansvarar.

Det finns däremot inget krav på att du måste använda just Försäkringskassans blankett. Du kan upprätta en egen, enklare plan.

Här hittar du Försäkringskassans information och blankett 7459 – Arbetsgivarens plan för återgång i arbete

Det viktiga är inte vilken blankett du använder utan att planen dokumenteras, används och följs upp.

Tänk alltså inte ”nu har jag fyllt i blanketten – då är rehabiliteringen klar.”

Planen är ett arbetsverktyg.

En rehabiliteringsplan behöver inte vara omfattande

Ibland finns en föreställning om att en rehabiliteringsplan måste innehålla många åtgärder.

Så behöver det inte vara.

I vissa skeden kanske det ännu inte finns några arbetsplatsinriktade åtgärder att genomföra. Medarbetaren kanske genomgår medicinsk behandling och ni behöver avvakta innan ni vet vilka anpassningar som kan bli aktuella.

Då kan planen vara enkel.

Det kan exempelvis stå:

Medicinsk behandling pågår. Inga arbetsplatsinriktade åtgärder är aktuella i nuläget. Uppföljning sker den [datum].

När ni följer upp kan situationen ha förändrats och planen kan då kompletteras med de åtgärder som blivit aktuella.

Det viktiga är att dokumentera även när det inte finns så mycket att skriva. En enkel och aktuell plan som följs upp är bättre än en omfattande plan som skrivs en gång och sedan läggs i en pärm.

Ta fram planen tillsammans med medarbetaren

Planen ska så långt det är möjligt tas fram tillsammans med medarbetaren.

Och här blir samtalet viktigt.

Vad fungerar just nu? Vad fungerar inte? Finns det arbetsuppgifter som går att anpassa? Behöver arbetstiden förändras? Finns det andra arbetsuppgifter som skulle kunna fungera? Vilket stöd kan arbetsgivaren erbjuda?

Som chef behöver du inte ha alla svar från början.

Men du behöver lyssna, ställa frågor och tillsammans med medarbetaren försöka hitta möjliga vägar framåt.

En mall kan tala om vilka uppgifter som ska dokumenteras.

Den kan inte tala om vad som kommer att fungera för just den här människan på just den här arbetsplatsen.

När behöver arbetsgivaren inte göra en plan?

Det finns situationer där någon plan för återgång i arbete inte behöver tas fram.

Det gäller bland annat om medarbetaren förväntas kunna återgå helt i sitt vanliga arbete inom 60 dagar.

Om medarbetarens hälsotillstånd för tillfället innebär att hen inte kan delta i planeringen kan planen också få vänta tills hälsotillståndet har förbättrats. Arbetsgivaren behöver då dokumentera sitt ställningstagande.

Om situationen senare förändras kan skyldigheten att ta fram en plan också förändras. Därför är det viktigt att fortsätta följa situationen.

Planen ska följas upp – inte läggas i en pärm

En rehabiliteringsplan beskriver situationen och de åtgärder ni kommit fram till just nu.

Men saker förändras.

En anpassning kanske fungerar bra. En annan kanske inte fungerar alls. Medarbetarens arbetsförmåga kan förändras och nya möjligheter till återgång kan uppstå.

Därför behöver planen följas upp och vid behov ändras.

För mig är det här en viktig del av rehabiliteringsarbetet.

Planen är inte målet. Målet är att skapa så bra förutsättningar som möjligt för medarbetaren att kunna komma tillbaka till arbetet.

Behöver du hjälp att ta fram en rehabiliteringsplan?

En mall ger dig strukturen. Men den ger inte alltid svaret på vilka åtgärder som är rimliga, vad du som arbetsgivare behöver göra eller hur du ska komma vidare i ett konkret rehabiliteringsärende.

Och ibland är situationen helt enkelt svår.

Behöver du hjälp med att ta fram en plan för återgång i arbete? Jag hjälper arbetsgivare och chefer med rehabilitering, personalärenden och vägen tillbaka till arbetet.

Har du en medarbetare som är sjukskriven och känner dig osäker på nästa steg? Hör av dig så tittar vi tillsammans på vad ni behöver göra.